What is Multitasking?

The term "Multitasking" refers to the ability to perform multiple tasks at the same time. For example, while you are processing one task, you can also perform another task simultaneously.

It was first introduced in the 1960s to describe the ability of the IBM System/360 computer system to run multiple applications at the same time. However, nowadays, the term "Multitasking" is more commonly used to describe the working style of humans. A true Multitasking includes three elements: the ability to work on two tasks at the same time without affecting productivity, not being slowed down or losing focus, and the ability to switch back and forth or perform multiple tasks without making any errors.

Revealing the truth about multitasking

Do young people nowadays become more multitasking? Do you feel like a multitasker when you can perform several tasks at the same time? And who is truly a multitasker?

According to numerous studies, humans cannot efficiently perform two different tasks at the same time. Instead of simultaneously executing multiple tasks, humans are only capable of quickly switching between tasks. Professor Strayer, from the psychology department at the University of Utah, once remarked that "the brain cannot process an overwhelming amount of information from different tasks". Research also shows that only about 2% of people can multitask effectively. This figure includes extremely successful individuals such as Elon Musk, Bill Gates, Mark Zuckerberg, etc. However, to achieve this level of multitasking, they apply efficient working methods and concentrate on solving one problem at a time, rather than jumping from one task to another.

As mentioned, a true multitasker comprises three factors, but most people only focus on the first factor, which is the ability to perform two tasks at the same time. Therefore, performing multiple tasks at once can create a misleading feeling that you are multitasking.

There is another common misconception between multitasking and skills. For example, typing a document while watching a program on your phone or cooking while reading a book is not actually multitasking, but rather a skill. These are actions that have been practiced and become automatic, with a general nature and without regular conscious control, without requiring visual checks and producing higher results while consuming less energy. Or it is also the action of constantly switching back and forth between tasks, instead of processing them at the same time. Instead of using the term "multitasking", "task-switching" is the more accurate term to describe this type of work.

Is Multitasking Really Effective?

In some cases, multitasking can increase productivity and job efficiency. However, when we focus on solving problems or remembering things, the brain requires additional oxygen and certain nutrients. Therefore, trying to perform two different tasks at the same time means using multiple parts of the brain simultaneously, and the brain will have to share resources, with each part receiving less nutrients. Over time, the brain's ability to work will become less flexible.

On the other hand, multitasking also affects and reduces morale and work productivity. Someone who completely focuses on one task and completes it in optimal time will feel a better sense of accomplishment, and even have a lot of energy left at the end of the day. Conversely, trying to handle too many tasks at once, such as participating in a meeting, answering customer emails, and revising product designs, can lead to overwhelm and not knowing where to start. Switching between tasks takes time to refocus, affecting the quality and speed of completing work and feeling frustrated when the work is not done.

In addition, multitasking can also bring many other harmful effects, such as reducing judgment and problem-solving abilities, lowering EQ scores, and affecting relationships. Instead of trying to perform many tasks at once, we should focus on one task first and use scientific work methods and effective time management skills to complete it before moving on to another task.

Tiếng Việt

Multitasking Là Gì? Liệu “Đa Nhiệm” Có Thật Sự Hiệu Quả Như Bạn Nghĩ?

Multitasking là gì?

Thuật ngữ Multitasking được hiểu theo Tiếng Việt là “đa nhiệm”. Đó là khả năng thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc. Chẳng hạn khi bạn đang xử lý công việc, nhiệm vụ này bạn có thể đồng thời thực hiện công việc, nhiệm vụ khác. 

Xuất hiện lần đầu vào giữa những năm ở thập niên 60 và vốn được dùng để chỉ khả năng xử lý đa nhiệm, chạy nhiều ứng dụng cùng lúc của hệ thống máy tính IBM System/360 vào thời điểm đó. Tuy nhiên hiện nay thuật ngữ “Multitasking” lại được dùng nhiều hơn để mô tả phong cách làm việc của con người. Một Multitasking thực sự sẽ bao gồm 3 yếu tố: khả năng làm trên hai việc cùng lúc mà không ảnh hưởng đến năng suất làm việc, không bị chậm lại hoặc mất tập trung, có khả năng chuyển đổi qua lại hoặc thực hiện liên tiếp các công việc mà không bị mắc bất kỳ lỗi sai nào.

Bật mí về sự “đa nhiệm”

Giới trẻ ngày nay có trở nên “đa nhiệm” hơn? Bạn cảm giác mình là một người đa nhiệm khi có thể thực hiện nhiều công việc cùng lúc? Và ai mới là một người đa nhiệm thực thụ?

Theo nhiều nghiên cứu con người thực sự không thể thực hiện hai tác vụ khác nhau cùng một lúc với hiệu quả cao. Thay vì thực hiện đồng thời nhiều tác vụ, con người thực sự chỉ có khả năng chuyển đổi giữa các tác vụ một cách nhanh chóng. Giáo sư Strayer thuộc bộ môn tâm lý học của Đại học Utah từng có nhận định với phần lớn người bình thường rằng: “não bộ không thể xử lý được lượng thông tin quá nhiều từ các tác vụ” và theo nghiên cứu cho thấy chỉ có khoảng  2% người là có thể đa nhiệm mà mang lại hiệu quả tốt. Con số này rơi vào những người cực kỳ thành công như Elon Musk, Bill Gates, Mark Zuckerberg,... Tuy nhiên để làm được như vậy họ đã áp dụng các phương pháp làm việc hiệu quả, tập trung giải quyết từng vấn một mà không nhảy cóc từ việc này sang việc khác. 

Như đã nói, một người đa nhiệm thực sự sẽ bao gồm 3 yếu tố nhưng hầu hết người ta chỉ thường định nghĩa và đề cập đến nửa yếu tố đầu tiên là khả năng làm trên hai việc cùng lúc. Do vậy hành động làm nhiều việc cùng lúc có thể tạo cảm giác khiến bạn bị đánh lừa rằng mình đang “đa nhiệm”. 

Có một sự nhầm lẫn phổ biến nữa giữa đa nhiệm và kỹ xảo. Chẳng hạn như việc bạn vừa gõ văn bản vừa xem chương trình trên điện thoại hay vừa nấu ăn vừa đọc sách thực chất không phải là đa nhiệm mà có thể nói chính xác đó là những kỹ xảo. Đây là những hành vi đã được luyện tập và trở nên nhuần nguyễn, mang tính khái quát và không có sự kiểm soát thường xuyên của ý thức, không cần có sự kiểm tra bằng thị giác nên mang lại kết quả cao và ít tốn kém năng lượng hơn. Hoặc nó cũng là những hành động thường không được xử lý cùng lúc, mà chỉ chuyển đổi qua lại liên tục giữa các đầu việc. Thay vì dùng từ  “multitasking” thì “task-switching” mới là từ mô tả chính xác cho kiểu làm việc này.

Multitasking có thật sự hiệu quả?

Trong một vài trường hợp, khả năng đa nhiệm có thể tăng năng suất và hiệu quả công việc. Tuy nhiên khi ta tập trung giải quyết vấn đề hoặc ghi nhớ, chất xám sẽ đòi hỏi bổ sung một lượng oxy và chất dinh dưỡng nhất định. Do đó việc cố gắng thực hiện hai tác vụ khác nhau cùng một lúc đồng nghĩa với việc sẽ sử dụng đồng thời nhiều bộ phận của não, não bộ sẽ phải chia sẻ tài nguyên và các chất dinh dưỡng mỗi bộ phận nhận được sẽ ít đi. Lâu dần khả năng làm việc của não sẽ kém linh hoạt.

Mặc khác đa nhiệm còn ảnh hưởng và làm giảm sút tinh thần và năng suất làm việc. Một người tập trung hoàn toàn vào một công việc và hoàn thành nó trong thời gian tối ưu sẽ mang lại cảm giác làm việc tốt hơn, thậm chí họ vẫn còn rất nhiều năng lượng vào cuối ngày. Ngược lại khi giải quyết quá nhiều công việc cùng lúc như vừa tham gia cuộc họp vừa trả lời email cho khách hàng và sửa đổi thiết kế sản phẩm sẽ có thể khiến bạn trở nên quá tải, không biết bắt đầu từ đâu. Sự chuyển đổi giữa các nhiệm vụ làm ta mất thời gian để tập trung lại vào công việc mới, ảnh hưởng tới chất lượng và tốc độ hoàn thành công và cảm thấy chán nản khi công việc mãi chưa xong.

Ngoài ra việc đa nhiệm còn mang đến nhiều tác hại khác như việc giảm khả năng phán đoán và giải quyết vấn đề, giảm chỉ số EQ và ảnh hưởng đến các mối quan hệ,...Thay vì cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, ta nên tập trung vào một nhiệm vụ trước và sử dụng các phương pháp làm việc khoa học, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành nó trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác